Сьогодні, 18 жовтня 2023 року, український ІТ-експерт, член Наглядової ради Intecracy Group Михайло Віговський та консалтинговий проєкт FinBlog провели спільну презентацію для клієнтів та партнерів, присвячену можливостями системи "Електронний архів" на базі програмного продукту Megapolis.Repository.
Експерт розповів про переваги системи "Електронний архів" над традиційним паперовим.
1. Економія простору. Паперові документи потребують фізичного простору для зберігання, що може займати значні площі, особливо для великих компаній. Електронний архів дозволяє зберігати всю інформацію на серверах або в хмарних рішеннях, звільняючи цінний офісний простір.
2. Швидкий доступ. Знаходження потрібного документа в електронному архіві набагато швидше, ніж в паперовому. За допомогою пошукових систем можна швидко знайти потрібний файл за ключовими словами.
3. Захист від втрати. Паперові документи можуть бути втрачені, знищені або пошкоджені. Електронні документи можна резервувати на декількох носіях та в різних місцях, що гарантує їх безпеку.
4. Зручність редагування та обміну. Електронні документи легко редагувати, копіювати та надсилати електронною поштою або через інші комунікаційні канали.
5. Екологічність. Зменшення використання паперу сприяє збереженню дерев та природних ресурсів, а також знижує витрати на утилізацію паперових відходів.
6. Економія коштів. Незважаючи на початкові витрати на впровадження системи електронного документообігу, в довгостроковій перспективі підприємства економлять на витратах пов'язаних з покупкою, зберіганням та утилізацією паперу.
7. Сумісність з сучасними технологіями. Електронні документи легко інтегруються з іншими інформаційними системами, CRM, ERP тощо, що спрощує управління підприємством.
З урахуванням вищезазначених переваг, не дивно, що більшість українських підприємств вибирають електронний формат архівування.
"Це сучасний, ефективний та безпечний спосіб зберігання документації, який допомагає компаніям залишатися конкурентоспроможними в епоху цифровізації", — відзначає Михайло Віговський.